1·电话总机是一个公司对外的窗口，其工作质量的高低直接关系到客户对公司的初次印象。因此，总机接线人员必须始终保持开朗与和善的心情，以平静亲切的语气进行应付。
2·有关公司的事情业务十分繁杂，接线应该迅速判别来电的意图，准确无误地接通有关部门及人员。
3·把关系或交易伙伴企业、关系政府机构与团体，以及主要客户企业电话号码制成一览表，并背下来。
4·尽中能地留意长距离或长途电话，以便有效利用通话时间或及时予以挂断。
5·传呼或传唤电话铃响之后，尽可能让接电话者来接电话，不要挂断。
6·如果要让对暂且挂断电话，则必须弄清对方的职务、姓名、与接电话者的关系以及回电话号码，并准确地把这一切转达指名传唤者。
7·如果对方希望转告电话内容，则必须电话内容记录下来，以免忘记，确保电话内容转达给指名接电话者。
8·如果来电话询问企业重要职务的某某人在不在，在干什么，以及企业内部有些什么事情等等，接电话者或总机接线员即使知道，也不要予以回答，并应与秘书处或有关部门联系，由那些部门予以处理。
9·总机接线人员，必须尽可能地使用下列规范语言。
（1） 这里是某某公司。
（2） 您要哪里，或您是哪一位。
（3） 您有公事吗。
（4） 某某正在打电话请稍候。
（5） 对不起某某人在吗。
（6） 对不起请帮助打一下某某。
10·下列语言在任何情况慎用。
（1） 不知道或不清楚。
（2） 你找谁。
（3） 找他干嘛。
（4） 听不懂你的话。
（5） 听不清你说什么。
11·在与对方通话时，清注意礼貌用语，并注意使用职务名称，如总裁某某，部长某某，科长某某；不要直呼其名。
----摘自《现代管理制度、程序、方法范例全集》办公、总务、后勤管理卷 中国人民大学出版社
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