一、 为使文书管理制度化，以提高行政效率，制定本办法。
二、 本公司与外界往来的文书收发，总公司由管理部统一办理，营业所由营业会计办理。
三、 主办及办部门
文书内容所涉及业务部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门为该项文书的办部门。
四、 行文类别
1、 函：用于本公司对外机关、团体、公司行文。
2、 公告：用地业务主管向公司员工或特定对象发布规章、奖惩、命令、调动及各项规定。
3、 签呈：用于下级对上级的请示工报告。
4、 电报：用于业务处理需急速送抵远地收件人时。
5、 联系函：用于公司内各部门业务接治。
五、 行文名义、署名
1、 对外行文以公司的名义，由总经理署名或签章，以营业单位行文由经理署名或签章。
2、 公司内部联系函，由经办部门办人及主管签章。
六、 收（发）文
1、 收文：限时专送及挂号信由收发人员依序填入收文字号、日期、寄件人、收文者。
2、 发文：一律由收发人中依件填入发文字号、日期、寄件人、收文者。
3、 电报统由国我部管理收发文，并登记。
七、 发文字号制定
1、 对外行文字号：[例]总公司：（年）字第OOO号
营业所：（年）营字第OOO号
2、 对内行文字号：管理部：（年）管字第OOO号
营业所：（年）营字第OOO号
八、分文
1、（1）挂号、限时信、国外信函、FAX于收文登记并汇总呈总经理后，送部门经理转交经办人处理。
（2）营业所由营业会计收文登记后呈所长阅，再转交经办人办理。
2、私人信函，经本人拆信后发现系公务文书，应交收发人中依本规则处理。
3、 平信及印刷品可不需登记，收文后，由管理部转交收件人，无法收件人者，由管理部处理。
4、 文件涉及二部或部门不明确者，以关系较密的部门为主办单位，再会商其他部门协办。无法判定部门，呈总经理裁示。
九、 发文
1、 对外发文：
涉及公司整体或重要的业务行文以及对机关行文由部总经理签署。道德由经办人拟妥
文稿部门主管，后转呈总经理签署，交经办人打印，连同原稿送管理部编号，并填写
“发文登记簿”
2、 对内联系函：由经办人拟稿后呈部门主管签署，经指定人编号后发出。涉及重要业务工作的文件需由部门主转呈总经理。
十、 文书结构
1、 公告：一般由“主旨”、“依据”、“公告事项”三部分组成。
2、 函、签呈：一般由“主旨”、“说明”、“办法、拟办、建议”三部分组成。
十一、 承办人员须于收到文件二日内办妥，最迟不得超过三日。有特殊情况，可呈报主管延期。但紧急文件不得延误。
十二、 文书以迅速、简洁、明确为基础要求。
十三、 文书递送
文书呈阅、呈签、会办时，如为普通文件，以普通卷宗传递，如系机密或紧急文件则
以红色卷宗传递。
十四、 档案管理
1、 文书经呈总经理签署后，国外部份应由秘书留存影印件，国内及内部文件由管理部按部
门归档，原稿由经办部门留存。
2．各部门的发文统一由专人归档、保管。
----摘自《现代管理制度、程序、方法范例全集》办公、总务、后勤管理卷 中国人民大学出版社
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